一、 政策
本政策涉及下文第二节所述福特汉姆大学记录的保存和处置。大学要求在考虑到法律或其他制度要求的情况下，将记录保留特定时期。

所附记录保存和处置计划表中规定的保存期是大学要求的最短保存期。在保存期结束时，应根据本政策妥善处置记录。如需偏离或修改本政策或这些保留期，必须向大学档案保存和处置委员会提出并经其批准。

本政策规定了管理这些记录的保存和处置的程序，旨在确保大学：

• 符合法律标准；
• 妥善管理电子和物理存储空间的使用；
• 保存大学的历史；
• 处理过时的记录。

任何个人或单位都不能对所有的大学记录负直接责任。因此，管理大学档案的每个办公室或部门都有责任：

• 实施与此策略一致的记录管理实践。
• 对员工进行记录管理实践方面的教育。
• 根据本政策的要求保存记录。
• 在适用的保留期结束时正确处理不活动的记录。
• 保护记录不被滥用、误放、损坏、销毁或被盗。
• 监控对本政策的遵守情况。

大学档案是大学的财产，而不是创建档案的官员、教员或雇员的财产，也不是委托给他们的人的。

二。大学记录类型
记录：在大学业务过程中创建或收到的任何类型的记录，包括但不限于纸张、电子邮件、任何类型的电子文件或数据、静态照片、电影、图纸、平面图/蓝图和音频/视频记录等。

• 安活动记录大学办公室或职能部门目前正在使用的任何记录。
• 安档案记录是具有永久或历史价值的非活动记录，不需要保留在最初生成它的办公室中。档案记录保存在大学档案馆里。
• 安电子记录是以电子格式保存的记录，如文字处理文件、电子表格、数据库、扫描或成像文件以及任何其他类型的文件，存储在计算机、服务器或大型机存储设备或介质上，或存储在任何外部或非现场存储介质上，或由第三方作为大学代理。电子记录与纸质记录和其他有形记录具有相同的保存期限。
• 安非活动记录不再是活动记录，但仍必须按照以下记录保留计划进行维护的记录。非活动记录通常保存在校外存储设施或校园内的其他位置；然而，有历史意义的非活动记录由大学档案馆保存。
• 记录个人信息是包含个人姓名或个人标志以及该个人的社会保险号的记录；驾驶执照号码或其他政府身份证号码；金融账号、信用卡或借记卡号，或单独使用或与另一条信息结合使用以冒充他人身份、获取金融资源或获取信用信息的任何号码或代码。个人信息高度敏感，必须始终加以保护和保护。

三、 记录保存和处置委员会
大学应召集一个记录保存和处理委员会，指导学校实施、监督和定期审查本政策，并遵守本政策。委员会应包括一名主席，该主席将被指定为大学的记录保存和处理官员。委员会应包括来自所有受影响学校、系、计划和委员会认为适当的其他领域的代表，每个人都应被指定为其各自领域的记录官员。

四、 记录的保存
随附的记录保留时间表列出了不同类型的记录以及这些记录必须保留的时间长度。由于没有一份文件清单可以涵盖所有情况，关于记录保留和处置时间表中未包括的特定文件或文件类别的保留期问题，应向法律顾问办公室提出。

与正在进行的或未决的审计或诉讼（包括合理预期的诉讼）有关的所有记录不应被销毁、损坏或更改，即使记录保存日期已过期，直到问题得到解决，并且记录保留和处置委员会或法律顾问办公室以书面形式明确告知您此类记录可能会被销毁。如果您有理由相信预定销毁的记录可能与上述任何事项有关，请不要销毁该记录并与法律顾问办公室联系。

五、 记录的处理
档案保存期限届满，不宜作为学校档案使用的，应当予以回收或者销毁。

大学保存的大部分记录不包含与个人有关的个人信息。无个人信息的记录可通过任何适当的方式进行处置，包括回收纸质记录。电子记录（包括电子邮件）的处理应与信息技术部门一起进行。保存电子媒体的格式可能会被覆盖或物理销毁，但不会被放入垃圾箱。

存储或处理包含个人信息的记录需要特别考虑。纽约的个人档案处理法要求大学在处理个人信息时采取适当的措施，例如（a）将档案粉碎；（b） 销毁记录中的个人身份信息；（c） 修改记录，使个人身份信息不可读；或（d）采取符合公认行业惯例的合理行动。

六、 高校档案处理与存储资源
处置和储存资源

• 档案室
  档案和特别收藏部位于沃尔什图书馆，是1841年至现在的大学档案库，包括与大学历史有关的毕业典礼、年鉴、大学目录、蓝图、照片、信件和办公室文件等项目。
• 电子媒体和设备
  电子记录与有形记录具有相同的保留期。进一步的调查应直接向福特汉姆大学法律顾问办公室或信息技术系咨询。
• 回收
  福特汉姆大学遵守纽约市卫生部颁布的所有现行规章制度。
• 粉碎
  福特汉姆大学各系利用外部供应商通过指定的取件日期、时间和地点处理记录。
• 储存设施、校园和场外
  各部门自行决定在何处保存各自的记录。记录通常保存在现场，但其他记录可能存放在其他位置。

七。附加信息
这项政策是在审查了同行机构的政策、美国大学注册官和招生官协会（AACRAO）和全国大学律师协会（NACUA）的建议后起草的。

虽然政策和记录保留时间表确定了大学的许多记录，但它们并不涵盖所有文件或情况，可能会进行更新以反映最佳做法或不断变化的法律要求。

如果您需要有关此处未列出的记录的其他指导，我们鼓励您联系法律顾问办公室。

记录保存和处置时间表